مرحبا بكم في مدونة تعليم كم taalimkom في هذا الموضوع سنتعرف على أهمية التوثيق والأرشفة بمؤسسات التربية والتعليم لأنها تلعب دورا مهما في تطوير أداء الأطرالإدارية والتربوية لتكون قادرة على إنتاج الوثيقة الإدارية المستجيبة للشروط والمواصفات الشكلية والقانونية، ومدركة لأهمية الإحاطة بالنصوص التشريعية والتنظيمية والترتيبات الإجرائية المنهجية لحسن تدبير التوثيق والأرشيف حتى يتسنى إرساء علاقات مهنية وتواصلية فعالة داخل المؤسسة ومع محيطها وشبكة علاقاتها الوظيفية.
إذا أعزائي متابعي مدونة تعليم كم taalimkom وقبل كل شيء سنتعرف على معنى التوثيق والارشيف:
التوثيق يقصد به مهارة حفظ المستندات والوثائق الرسمية وإثبات الممارسات والأنشطة التربوية التي تدل على إنجاز مهني في فترة زمنية محددة مع تحري الدقة والمصداقية في تجميع البيانات و الحرص على إظهارها بصورة لافتة تعطي الانطباع الجيد عن جودة الأداء وفاعليته.
أما الأرشيف فيقصد به جميع الوثائق كيفما كان تاريخها و شكلها و حاملها المادي التي ينتجها أو يتسلمها كل شخص طبيعي أو معنوي و كل مصلحة أو هيئة عامة أو خاصة خلال مزاولة نشاطهم. و يشمل تعريف الأرشيف أيضا:
- المكان الذي تحتفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية.
- الهيئة أو الإدارة القائمة على عمليات الإشراف على الأرشيف.
مراحل و عمليات التوثيق و الأرشيف
1- تحديد هوية الأرشيف والمصادقة عليه Identification – Authentification
2- التخزين Stockage:
- الأسلوب اليدوي: وذلك باستخدام الطرق الاعتيادية التقليدية المتبعة في المكتبات ومراكز التوثيق.
- الأسلوب الآلي: وذلك باستخدام الأرشفة الإلكترونية.
3- حفظ الأرشيف Conservation et consultation :
- الفضاءات المكونة لمبنى الأرشيف : أماكن الحفظ (المستودعات) وأماكن العمل (المكاتب، قاعات الفرز والمعالجة، فضاء استقبال التحويلات، فضاء إزالة الغبار، ...) و أماكن الاطلاع (فضاء الاستقبال، قاعة الاطلاع، وعند الاقتضاء، قاعة للمعارض وقاعة للمحاضرات.).
- تجهيزات الحفظ: معدات الترتيب (يوصى باستعمال الرفوف الحديدية بدل الخشبية)، معدات الحفظ (العلب و الملفات)، المعدات اللازمة للتنظيف.
4- إتلاف الأرشيف أو التصنيف النهائي Destruction ou classement final:
تدبير فضاء التوثيق و الأرشيف
1- خصائص فضاء التوثيق و الأرشيف :
يتعين على الإدارات، في إطار عملها على إعداد تصور حول تشييد فضاء لحفظ
الأرشيف، أن تأخذ بعين الاعتبار التوصيات التالية:
- تجنب الأماكن الخطيرة وغير اللائقة.
- تجنب الأماكن المجاورة للخطوط العالية التوتر أو لمخازن المواد المتفجرة أو القابلة للاشتعال أو لوسط ملوث.
- توجيه البناية بما يسمح بتفادي دخول الرياح المحملة بالرطوبة إلى الفضاء؛
- ضمان حماية الوثائق المحفوظة بالفضاء من أشعة الشمس المفرطة؛
- اختيار أساليب البناء الكفيلة بتأمين حماية أفضل للوثائق من الأمطار ومن الرطوبة، وكذا من التهوية المفرطة؛
- تجنب المعدات الموصلة للحرارة أو القابلة للتلف بسبب الرطوبة أو الفطريات أو الحشرات؛
- توفر الفضاء على منافذ إغاثة وإفراغ تستجيب لمعايير الأمان؛
- تجهيز الفضاء بعلامات تشوير واضحة ومرئية؛
- الإبقاء على مساحات فارغة قصد توسعة البناية عند الاقتضاء.
- توفير أنظمة الإشعار بالحرائق والإطفاء، وكذا مراقبة الدخول من أجل ضبط الولوج إلى الفضاء؛
- تجهيز الفضاء بأنظمة التهوية، وبمكيفات الهواء، وبمضادات الرطوبة؛
- عزل أماكن العمل عن الفضاء.
2- تدبير المكتبة كفضاء للتوثيق التربوي:
- تسجيل الكتب: تستخدم لهذا الغرض سجلات من الحجم الكبير تخطط بشكل عمودي وتدون عليها المعلومات المطلوبة في الأعمدة المخصصة لذلك.
- إعداد الكتب للتداول: قبل وضع الكتب على الرفوف يجب أن تخضع للعمليات التالية (ختم الكتاب بختم المؤسسة على صفحة العنوان وفي صفحتين مختلفتين من الكتاب يختارهما القيم على المكتبة - تصنيف الكتاب حسب التصنيف العشري ل "ديوي" "Dewey - "تدوين على صفحة العنوان رقم التسجيل ورقم المناولة في الختم المخصص لهذا الغرض – فهرسة الكتاب...)
- التصنيف: التصنيف هو الكشف عن موضوع الكتاب، ويرمز له بأحد رموز نظام التصنيف المعتمد بالمكتبة، ويمكن ذلك من تجميع الكتب ذات الموضوع الواحد في مكان معين. ويستحسن اعتماد التصنيف العشري ل "ديوي" لهذا الغرض.
- الفهرسة: يعتبر الفهرس دليلا شاملا لجميع محتويات المكتبة، ويكون مرتبا حسب نظام معين يساعد القارئ في العثور على الكتاب الذي يريده، ويتكون الفهرس عادة من مجموعة بطاقات تحمل كل واحدة منها وصفا موجزا للكتاب تعين القارئ على تحديد مكانه.
- الدوريات: إن الصحف والدوريات لا تقل أهمية عن الكتب بالنسبة للمكتبات المدرسية. و عند توصل المكتبة بمجلة أو صحيفة تختم بختم المؤسسة على صفحتها الأولى وعلى صفحة الفهرس، وتسجل الدوريات والصحف على بطاقات ثم ترتب في ملف خاص وفق ترتيب الحروف الهجائية لعناوينها.